学校や幼稚園から持ち帰るプリントは、保存期間と種類によって、５種類に分けられます。
１ 読んで内容を把握したあと、保管の必要のないもの、すぐに提出するもの
２ １ヶ月以内に定期的に発行されて、１ヶ月以内に参照したいもの
３ １ヶ月以上長期的に保存して、しょっちゅう閲覧したいもの
４ 参加したいと思っているイベントの案内
５ １ヶ月以上長期的に保存して、普段は閲覧しないもの
iPhoneの標準アプリ「メモ」で、学校関係のプリント整理が楽になった記事の続きです。
www.cozy-nest.net
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書類の種類で、最適な管理の方法は変わる
学校や幼稚園から持ち帰るプリントは、保存期間と種類によって、５種類に分けられます。
１ 読んで内容を把握したあと、保管の必要のないもの、すぐに提出するもの
２ １ヶ月以内に定期的に発行されて、１ヶ月以内に参照したいもの
３ １ヶ月以上長期的に保存して、しょっちゅう閲覧したいもの
４ 参加したいと思っているイベントの案内
５ １ヶ月以上長期的に保存して、普段は閲覧しないもの
上記の５種類のうち、私が「メモ」アプリを使って、デジタル化したものは、主に２〜４。
１ 読んで内容を把握したあと、保管の必要のないもの、すぐに提出するもの
→同意書、ほけんだより、学級だより（持ち物やスケジュールのリストがあまりのっていないお知らせ程度）
↓
読んで把握したらすぐに廃棄。
提出書類はすぐに記入して処理。
２ １ヶ月以内に定期的に発行されて、１ヶ月以内に参照したいもの
→給食たより、学校だより、学級だより（持ち物やスケジュールのリストが載っているもの）
↓
コントロールセンターから「メモ」を起動。該当するメモを開けて、古いスキャンデータを削除してから、書類をスキャンして、メモに残す（古いメモと同じメモに入る）
↓
必要な情報は手帳やカレンダーにも転記
↓
プリント廃棄。
３ １ヶ月以上長期的に保存して、しょっちゅう閲覧したいもの
→当番表、電話連絡網、年間予定表
↓
コントロールセンターから「メモ」を起動。書類をスキャンして、フォルダに分ける。
新規の案件なら、「ピンで固定」して、一番見やすいトップに持ってくる。
↓
必要な情報は手帳やカレンダーにも転記
↓
プリント廃棄。
４ 参加したいと思っているイベントの案内
→こどもが始めたいと思っている習い事のカタログ、お祭りの案内など
↓
コントロールセンターから「メモ」を起動。書類をスキャンして、フォルダに分ける。イベントの日程や締め切りの日付をタイトルとして入れる。
必要があれば、「リマインダー」を設定。
↓
書類は廃棄。必要なものは、イベントの日程まで保管。
５ １ヶ月以上長期的に保存して、普段は閲覧しないもの →学校要覧、成績表、習い事のガイダンス、作品
↓
薄いもの（１〜数ページのもの）：evernoteに保存。書類は廃棄。
分厚いもの（冊子状のもの、何十ページもあるもの）：そのまま「子ども」ファイルボックスに、紙のままクリアファイルに入れて保管。
「メモ」の活用で、学校プリントはペーパレス化したか？
こうして、文で書くと、とても難しそうに思えますが、やってみると、紙をファイルする煩わしさが激減して、随分と紙の整理が楽になりました。
・長期保存→evernote
・短期保存またはオフラインで閲覧したいもの→メモ
と、使い分けています。
とはいえ、やはり100%ペーパレス化するのは、予想どおり難しいです。
というのも、子どものプリントは、子どもも見える場所に置いておく必要があるから。
上記１−５の中の分類の、主に３のもので、子どもと共有するもの。例えば、年間予定表や、電話連絡網（子どもが自分で友達に電話をかけることがある）、そして給食だより（これは子どもの方が見る）は、子どもも見ることがあるので、やはり紙のファイルを置く場所を取り出しやすい場所に相変わらず確保しています。
もちろん、子どもがすでに大きくなっていて、子どももiPhoneやiPadを使いこなしている場合は、完全ペーパレス化もできるかもしれません。でも、私は子どもにはできるだけスマホを使って欲しくないと思っているので、あまりプリント類をスマホアプリで共有したりするのはしたくありません。
とはいえ、たいていの紙ものはデジタル化して、メモで管理することができているので、ファイルする紙の量そのものが減り、以前より大幅に紙ものの管理が楽になりました。
割合だと、実際に紙でファイルするプリントは１割程度。つまり、以前の、10分の1ほど、紙で保管するものは減りました。
長期保存するファイル類や本類、デジタル化できない書類の原本などは、リビングに置いているファイルボックスに保管して、時折整理しています。
子ども関係は、ファイルボックス１つに全て入っています。
今までぎゅうぎゅうに入っていたプリント類も、スマホアプリを活用してデジタルデータ化したことで、ファイルボックス一つにゆとりを持って入れられるようになりました。
