cozy-nest 小さく整う暮らし

男子3人を持つワーママ、尾崎友吏子がつづる、暮らしをダウンサイジングして、すっきり簡単に片付く、自然に優しいシンプルな生活。

新学年初日のプリント地獄。evernoteでプリントを管理してみた結果。

無印良品週間 4/20(金) - 5/7(月) (ネットストアは5/8(火)AM10時まで)


ads by google


子どもたちの新学年が始まりました。

始業式から帰ってきた子どもたちは、新しいクラスや友達の話で持ちきりです。そうした話を聞くのはとても楽しみ。



学校 プリント 整理 デジタル evernote
そして、それと同時に持ち帰るのは、大量のプリント。
新学年の始業式の日、毎年繰り返されていたプリント地獄の日でもあります。


私は、食事の後、いつも「家庭事務」の時間を設けて、プリントや家計簿をチェックする時間を設けているのですが、この日だけは、とても時間内に終わる量ではありません。
とはいえ、いまやらなきゃ明日か明後日やらなきゃいけない。やらねばいけないことはためない。ついに、夜の11時までかかってしまいましたが、なんとか終わらせることができました。





私が、今まで続けていたプリントの整理方法は、こちら。
www.cozy-nest.net


ペーパーレスでプリント類を管理したい!


f:id:cozynest:20180411161339p:plain:w200
今までは、アナログで書類を管理していたのですが、 わたしの「ノート&手帳」ルール にevernoteで子どものプリントを管理する方法が載っていました。


f:id:cozynest:20180215110514j:plain
evernoteは、以前から愛用していたのですが、プリント管理まではいたっていませんでした。




www.cozy-nest.net



そこで、「evernote」でプリントを管理する方法、試してみたくて、本を読んでから早速やってみました。



evernoteで書類を管理するメリット

evernoteは、とても高機能な使えるアプリですが、特に子どものプリント類を管理するの便利なところをまとめてみました。



仕分けがしやすい

evernoteは、個々のデータを「ノート」という単位で管理します。一つのノートには、複数のデータを入れることができます。その「ノート」を「ノートブック」という束で管理することができます。そして、「ノートブック」も、階層付けすることができます。

また、各「ノート」には、複数のタグをつけることができるので、後で特定のデータを探したり、抽出したりすることが容易です。




並べ替えがしやすい

作った多数のノートは、「作成順」「更新順」「タイトル順」「データ容量順」などで、適宜並べ替えが可能。目的のノートを発見するときに便利です。
また、「マージ」機能を使えば、複数のノートを一つのノートに集約することができます。



スキャン機能が便利


evernoteを起動して、写真を撮るときは、書類モードや通常の写真モードなどと切り替えて使うことができます。そして、書類モードだと、書類の大きさを自動的に判別して、シャッターを自動的に押してくれるので、スキャンが手間いらずに行えます。もちろん、スキャナー専用の機械を使うよりは綺麗にいきませんが、自分で閲覧するだけの目的なら十分なスキャンのクオリティです。


プリントをevernoteで撮影して、比較してみました。


f:id:cozynest:20180411114705j:plain
普通の写真モードにした場合。
手前の黒いのは、私のお腹です。。。




f:id:cozynest:20180411114703p:plain
書類モードにした場合。同じ書類でも差が歴然です。



部屋が明るい時間に写真を撮ったので、通常の写真モードでも、字は判別できますが、夜に暗めの照明下では、写真ではこんなに綺麗に撮れません。
一方、書類モードなら、少し暗めの照明下でも、スキャンしたように綺麗に撮ることができます。

この「書類」「写真」などのモードは、一旦写真を撮ってから、保存するまでは、適宜切り替えることができます。







書類の中もテキスト検索できる


上記のデータの、ノートブックの階層づけやタグづけができる利点に加え、写真やスキャンした書類の中のテキストまで、検索することができます。


これ以外にも、ノートを、他の人と共有したり、音声入力が充実していたり、メール送信からでもノートが作成できるなど、様々な機能があります。




便利なリマインダー機能

各ノートにリマインダーを設定できるので、例えば授業参観の案内のプリントをスキャンしたノートに「5月10日14時」とリマインダーを設定したりすることができます。



Evernote

Evernote

無料posted withアプリーチ


evernoteでプリントを管理をチャレンジするも...失敗。

でも、私の使用環境ではevernoteは不都合が出ることがわかりました。


ネット環境がないと閲覧できない

私は、スマホのネットはwifiのみで運用しています。iphoneのキャリアはauですが、auとの契約は、以前から持っているガラケーのベーシックプランで、月々の支払いは980円。キャリアでネット契約をしていないので、wifiがないとネットが使えないのです。

こうした、個人的な特有の事情があり、wifiの環境下がない場所で書類を閲覧することはできません。
スキャンした書類は、iphoneの「写真」にデータが残っているので、そちらからプリントを閲覧することは可能ですが、タグづけや検索はできないか、面倒になってしまいます。

オフラインでノートを作ったりすることもできるのですが、evernoteの有料会員の限定機能なので、evernoteで有料会員になれば済むのですが。。。


月間アップロードの容量の上限に引っかかる

無料プランでも、1アカウントあたりにもてるノートの数は、ノート10万個と十分です。とはいえ、無料プランだと月間のアップロード数が60MBと制限されます。

スキャンを多く撮ると、テキストだけよりかなり容量を消費します。実際、私は別の用途でevernoteを使っているので、撮っては不要になったらすぐに捨てる、学校関係のプリント類もevernoteで運用すると、容量が不足してしまします。


ちなみに、有料会員(プレミアム)になると、1年5200円(月当たり433円)で、月間アップロード容量が10GBになったり、履歴を閲覧できたり、オフラインで使用できたり(これは、以前のバージョンではできたのですが、改悪されたようです)、様々な便利機能が使えるのですが、ここは「どこまで自分が便利機能を使うか」によって判断し、今のところはまだ無料会員(ベーシック)のままでいようと思います。



どちらのデメリットも、evernoteで有料会員になれば、またはスマホをwifi以外でもネットワーク接続できるよう契約すれば済むことなのですが、どちらも出費が伴うことだし、面倒が増えたら本末顛倒です。できたら今ある環境下で、もっと良いプリントの管理方法はないか?と模索しました。

そして、手持ちに、良いアプリがありました!
今は、そのアプリで運用してみています。



とはいえ、私のように「wifiしか使えない」特殊な環境下の人以外なら、evernoteは、書類整理にとっても有効なアプリです。私も、他の用途でevernoteは便利に使っています。


長くなりそうなので、明日の記事に続きます。



整理の達人が工夫している、アナログ&デジタルのデータ管理の方法がたくさん載っている本。