昨日の記事。学校関係のプリントをデジタル化すべく、evernoteを使ったけど、私には不向きでした。その記事の続きです。
なんとか手持ちの環境で良い方法はないか？模索したところ、今まであまり活用していなかったiPhoneの標準アプリ「メモ」を使ってみることに。
そして、それがなかなか良い感じなのです。
今まで、活用していなかった「メモ」アプリ
今までは、「メモ」アプリは、ちょっとした覚書きや、文章を書くときの下書きぐらいにしか使っていなかったのです。
例えば、ブログの記事の執筆には、普段はevernoteを使っているんですが、wifi環境にない時には、私の場合同期できないので、とりあえず「メモ」を使って文を執筆して、後でevernoteにまとめる、という方法にしていました。
「メモ」は、こうして一時的にしか使っていなかったのです。
でも、この一時的にしか使わないけど、すぐに立ち上げられる、という利点を活かせば、学校関係のプリント管理にも使えるのでは？
ということで、evernoteの代わりに、「メモ」を使い始めました。
iPhoneの標準アプリ「メモ」を書類整理に活用する
iOSやMacOSのアップデートにより、ぐんぐんと進化した「メモ」。
書類整理に便利な「メモ」の機能をまとめてみます。
evernoteと同じように書類がスキャンできる
evernoteのように、写真を取り込み、またその取り込んだ写真を書類としてスキャンする機能があります。
メモを開けたところ。
こちらの、＋マークを選び、
一番上の「書類をスキャン」を選ぶと、自動的にスキャンを開始します。
普通に撮った写真。
スキャンした写真。
（こちらはevernoteで撮りましたが、「メモ」でも同じようにスキャンできます。ただ、カメラの自動補正機能は、evernoteの方が上のようです。）
立ち上がりが早いので、思いついたらすぐにスキャンが取れます。私のiPhoneでは、一度ネットに接続するevernoteよりも、メモの方が素早く立ち上がるので、ストレスゼロです。
クラウド上で書類を保管できる
これもevernoteと同じですが、「iCloud」を利用すれば、クラウド上にメモを保管できます。
iPhoneの「設定ーメモ」を開くと、
メモの細かい設定ができます。
ここで、「”iPhone”アカウント」を、オフにしておくと、iPhoneの容量を節約できます。
また、メモ用に撮った写真やスキャンも、iPhoneの「設定」より、「写真」に残すか、残さないか選べます。
残さない設定にしておけば、「写真」にスキャン画像が残りません。私は、「写真」が増えすぎるのは嫌なので、設定はオフにしています。
色々なデバイスですぐに使える
「iCloud」でメモを有効にしておくと、「iCloud」が使える環境ならどこでも「メモ」を使えます。
また、MacやiPadなど、Appleの端末なら、メモが標準アプリとして付属されているので、「iCloud」で瞬時に同期された「メモ」を使ったり、閲覧することができます。
windowsのPCなら、「iCloud」をダウンロードすることで、やはり使うことができるようになります。
evernoteは、無料会員なら使えるデバイスは２つまで（以前は複数可能だったのですが、こちらも改悪されてしまいました）。二つ以上の端末で使う場合なら、evernoteだと有料会員になる必要があります。
家族と共有しやすい
家族がiPhoneを使っているなら、当然標準アプリのメモを共有することは簡単です。また、Appleのデバイス同士なら、メモの内容を「AirDrop」でやり取りするのも簡単です。
（私は、あまりメモを「AirDrop」で共有は活用できていませんが。）
Gmailからメモをアップする
ふだん使っているメールがGmailなら、設定を変更することで、Gmailからメモのノートをアップすることが可能になります。
ここでは主にプリントの整理に使えるメモの機能をご紹介しましたが、他にも、箇条書きやチェックリストに対応していたり、手書きもできたりと、「メモ」機能は進化しています。
また、メモは、「LINE」「メッセージ」「メール」「Dropbox」「evernote」などの様々なアプリに書き出しできるし、PDF化やプリント、ファイルを選んで保存などもすぐにできます。
学校プリント整理に使っている「メモ」アプリの工夫
「メモ」をフォルダ分けして、使いやすく
メモは、evernoteの「ノートブック」のように、各メモをフォルダ分けできます。
フォルダ名は、アルファベット順に並びます。
そこで、よく使うフォルダ名を、アルファベットの若い順に設定します。
私のメモを開けたフォルダ一覧。
フォルダ名は３桁の数字で分けています。３桁の後は、子どもの名前が入っています。
0XXから始まるフォルダはプリント類、1XXから始まるフォルダは覚書、という具合です。
数字の二桁めは、さらにカテゴリーわけです。
01Xは、三男関係、
02Xは次男、
03Xは長男、
04Xはマンション理事会、
05Xは友の会…
という具合です。
なぜ三男が一番かというと、学年が小さい方が、それだけプリント類が多く、すぐに追加になったり、削除になったりする可能性が高いから、すぐにアクセスできるように若い数字にしています。
ちなみに、プリントの数は、小学生がマックスで、次に保育園や幼稚園。中学や高校になるとプリントの量はぐっと減ります。
数字の３桁目は、任意なのですが、やはり学校関係が一番目です。
例えば、三男は学校その他と、他にもプリントの多いバスケのフォルダ、そして作品フォルダ（作品は長期保存したいので、evernoteにあげていますが、ネットに繋がらなかった時に一時的にこちらに入れる）を作っています。
「メモ」各フォルダ内のメモを並び替える
iPhoneの「設定ーメモ」を開くと、メモの細かい設定ができます。
ここで、「メモの表示順序」を選ぶことで、各フォルダ内のメモを並び替えることができます。
選べるオプションは、「編集日」「作成日」「タイトル」。
私は、編集日順に並び替えるようにしています。
こうすると、よく使うメモは一番上にくるので、最上位を見るとよく使うメモがすぐに探せます。
使わなかったメモは、自動的に一番下にあるので、もう不要になったメモを即座に判別することができます。不要になったメモはすぐに削除します。
「ピンで固定」して大切なメモを見やすく
よく閲覧するメモを必ず最上位に表示するには、各メモを左にスライドさせると「ピンで固定」できます。
こうすると、いつも決まったメモを一番見やすい場所に置けます。
子どものプリント類では、「年間行事」や、塾へ行く時のバスの時刻表などを、ピンで固定しています。
無数にメモを作らない
メモは、たくさん作れますが、無数に増えると後の管理が面倒。不要になったらすぐに削除します。
とはいえ、学校などでは、毎月くる、毎年くるなど、同じ書類がなんども来るので、例えば月が変わって新しい学級通信が来ても、新しいメモは作りません。
例えば「４月の予定」というメモを作り、「３月の予定」を削除するのではなく、「月間予定」というメモを一つだけ作り、中のプリントをスキャンしたデータだけ差し替えるようにします。
そうすると、メモは増えすぎることなく、中のデータだけ新しくすることができます。
要するに、紙のプリントの場合は、古いものは取っておかずに、新しいものと差し替えて、古いものはすぐ捨てるのと同じです。紙ではなくデータとはいえ、データ容量は必ず占拠します。新しいものが来たら、古いものは捨てる。この原則は、紙でもデータでも同じ。
iPhone の既存アプリ「リマインダー」と連携する
Mac版の「メモ」は、リマインダーを設定することができます。
「メモ」のメニューバーから「ファイルー共有ーリマインダー」を選ぶと、日時を入れることができます。これを設定すると、iPhoneのリマインダーが設定した日時にメモの内容を教えてくれます。
ただし、このリマインダーの設定は、現在のところiPhone版からするのは別の拡張アプリを使う必要があり、少々面倒です。
「ロック画面からメモにアクセス」をオンで瞬時に起動
設定ーメモから、「ロック画面からメモにアクセス」をオンにすると、コントロールセンターから「メモ」に簡単にアクセスできます。
ロック画面から、下からスワイプするこの画面から、「メモ」を起動できます。
コントロールセンターに「メモ」を表示するには、iPhoneの「設定」から「コントロールセンターーコントロールをカスタマイズ」を選び、「メモ」を選ぶことで、コントロールセンターに「メモ」を追加できます。
「メモ」アプリのここが残念
いいことばかり書きましたが、「メモ」のここが惜しい！というところも、希望を兼ねて、書いてみます。
タグが設定できたら。
evernoteのようにタグが設定できたら、もっと分類しやすいのに。
リマインダーと連携は、Macからしかできない。
iPhoneのメモからもリマインダーを設定できたら、もっと使えるのですが。同じAppleの既存アプリ同士は、もっと連携できたら素敵なのにと思うのは私だけ？
ちなみに、カレンダーとも連携していません。googleカレンダーを使用している人は多いのですが、こちらとは、もちろん連携していませんね。
スキャンしたテキストの検索ができたらいいのに。
本文のテキストは検索できますが、スキャンした中身までは検索できません（2018.04現在）。
これができたら、evernoteを上回るかも？
本日は、私なりの「メモ」アプリの活用法をご紹介しました。
android用にも、いろいろな便利なメモアプリが出ているようですね。
今後も、試行錯誤しながら、楽に、自分のスタイルにあった書類を管理できる方法を見つけていきたいです。
